Ako prebieha zmena sídla firmy a čo nezabudnúť?
Zmena sídla firmy predstavuje zásadný krok v jej existencii. Sídlo firmy slúži ako jej oficiálny identifikačný údaj a objavuje sa na mnohých dôležitých dokumentoch, ako sú faktúry, zmluvy s odberateľmi či dodávateľmi, a dokonca aj na vizitkách. Tento údaj je preto nevyhnutné aktualizovať a udržiavať presný, aby zodpovedal aktuálnym údajom spoločnosti.
Na adresu sídla firmy sú zasielané aj úradné rozhodnutia a oznámenia, samozrejme v prípade, že na danej adrese máte riadne označenú poštovú schránku. Označenie poštovej schránky s menom vašej firmy na adrese sídla je nielen praktické, ale predstavuje aj vašu zákonnú povinnosť.
Zmena sídla firmy je proces, ktorý vyžaduje prevedenie viacerých právnych a technických krokov. V prvom rade je potrebné, aby ste mali už vybrané nové sídlo firmy. Dôležité je zdôrazniť, že nové sídlo musí byť v nehnuteľnosti, ktorá je skolaudovaná a má pridelené súpisné číslo. Najčastejšie sa jedná o rodinný dom, bytový alebo nebytový priestor, a v niektorých prípadoch môže ísť aj o virtuálne sídlo.
Rozhodnutie o zmene sídla firmy je nevyhnutné schváliť spoločníkmi firmy, čiže jej vlastníkmi. Ak má firma jediného spoločníka, stačí rozhodnutie tohto jediného spoločníka, v prípade viacerých spoločníkov ide o valné zhromaždenie, pričom v týchto dokumentoch sa musí uviesť adresa novej nehnuteľnosti, vrátane ulice, čísla, obce a PSČ. Overenie podpisov na týchto dokumentoch podľa zákona nie je potrebné.
Vlastník nehnuteľnosti, kde bude nové sídlo firmy, musí so zmenou sídla súhlasiť. Tento súhlas musí obsahovať kompletné identifikačné údaje vlastníka a taktiež detailné údaje o samotnej nehnuteľnosti,vrátane jej typu, katastrálneho územia, čísla listu vlastníctva a presnej adresy. Podpis vlastníka nehnuteľnosti na tomto dokumente je potrebné overiť u notára alebo na matrike, čo v minulosti nebol požiadavkou.
Keď máme pripravené rozhodnutie valného zhromaždenia o zmene sídla a súhlas vlastníka nehnuteľnosti, môžeme prejsť k podaniu žiadosti. Tá sa podáva elektronicky, pomocou špecifikovaného formulára. K žiadosti je potrebné priložiť rozhodnutie, súhlas vlastníka ako aj list vlastníctva k nehnuteľnosti.Všetky dokumenty vrátane žiadosti musia byť elektronicky podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom, čo je možné vykonať pomocou občianskeho preukazu s čipom, a to vo formáte asice.
Žiadosť spolu s prílohami odosielate cez portál slovensko.sk na obchodný register. Pripojíte sa k elektronickej schránke vašej firmy, kde prístup má vždy konateľ. Po elektronickom podpísaní a podaní dokumentov vám do schránky príde príkaz na zaplatenie súdneho poplatku, ktorý je vo výške 50 €. Odporúča sa platba kartou, nie prevodom, pretože takto bude platba rýchlejšie spárovaná s vašim podaním, čo urýchli proces zapísania návrhu.
Zmenu sídla už nie je potrebné nahlasovať na daňovom, živnostenskom ani štatistickom úrade, pretože tieto inštitúcie sú prepojené s obchodným registrom a o zmene sa dozvedia automaticky po jej zápise. Avšak, ak vlastníte vozidlo, je potrebné nahlásiť zmenu na dopravnom inšpektoráte. Ak máte zamestnancov, musíte oznámiť zmenu aj sociálnej a zdravotnej poisťovni. Taktiež, ak ste zapísaný v registri partnerov verejného sektora alebo v zozname hospodárskych subjektov, zmenu je potrebné nahlásiť, inak vám môžu hroziť sankcie.
Zmenu sídla firmy si môžete spraviť aj sami, no často je čas, ktorý tým strávite cennejší ako suma, ktorú zaplatíte za to, že to vybaví niekto iný. Ak chcete zmenu sídla vykonať rýchlo a bez problémov alebo ak potrebujete zmeniť sídlo aj v registri partnerov verejného sektora či v zozname hospodárskych subjektov, kontaktujte nás a objednajte si službu zmena sídla firmy.